Bonjour ! Voici quelques informations qui vous aideront à avoir une bonne idée de ce que représente une implication à titre d’administrateur chez Insertech.
Gouvernance et tâches
La gouvernance désigne comment une organisation est gouvernée. En d’autres mots, c’est l’ensemble des structures et processus qui assurent que des décisions stratégiques sont prises, et qui assument le contrôle sur une organisation.
À quoi ressemble la structure de gouvernance d’Insertech?
Elle est en fait constituée de 3 fonctions :
- Les membres, qui forment l’assemblée générale
- Le conseil d’administration
- Les instances intermédiaires
À cela s’ajoute un principe de gestion participative, reconnaissant l’importance d’assurer, par divers mécanismes, la participation et la capacité d’influence des employés, tant sur le plan stratégique qu’opérationnel.
Les membres
Les membres sont des personnes qui adhèrent à la mission de l’organisme, et qui font partie de groupes qui ont à cœur que l’organisme poursuive ses activités et se développe. On appelle ces groupes (et les personnes qui en font partie) les parties prenantes de l’organisation.
Le CA d’Insertech, avec l’aide d’une consultante, a fait en 2024 la cartographie de toutes ses parties prenantes, a analysé lesquelles étaient le plus alignées avec les valeurs d’Insertech, et a décidé de celles qui allaient pouvoir constituer le membership de l’entreprise.
Les membres d’Insertech seront ainsi des personnes qui ont une expertise professionnelle (études reconnues, expérience professionnelle) en lien avec ces 4 domaines :
- L’équité et l’inclusion
- Le numérique responsable
- L’économie circulaire
- L’économie sociale
(Les employés d’Insertech, déjà impliqués de différentes façons dans le développement de l’organisation, ne peuvent avoir le statut de membre.)
Comme dans toute organisation, les membres ont comme privilèges et responsabilités :
- De participer chaque année à l’assemblée générale annuelle (une rencontre où tous les membres sont conviés)
- D’y recevoir une présentation sur la santé de l’organisation, sur comment elle réalise sa mission et sur comment elle compte évoluer (rapport des activités de la dernière année, états financiers, présentation des actions à venir)
- De participer à d’autres activités réservées aux membres
- D’élire les administrateurs (le CA) proposant le meilleur apport pour Insertech en matière d’expertise et de vision
Le conseil d’administration d’Insertech
Le conseil d’administration est composé principalement de membres élus. Collectivement, ils sont responsables :
- d’embaucher la direction générale,
- de veiller à la pérennité de l’organisme, à ce que la gestion soit saine et respecte les lois et les bonnes pratiques (rôle de contrôleur)
- de s’assurer que les activités déployées lui permettent de réaliser sa mission et ses objectifs (cohérence, efficacité)
- et de déterminer comment l’organisation doit évoluer (fixer les orientations stratégiques)
Ainsi, les membres du conseil d’administration n’interviennent pas dans la gestion courante de l’organisation : leur rôle consiste plutôt à établir les grands principes, les grandes lignes directrices guidant la gestion et le développement de l’organisation, et de s’assurer que les moyens adéquats sont mis en place pour les concrétiser.
Voici la composition du CA chez Insertech :
9 personnes, réparties comme suit :
- 2 membres du secteur Équité/inclusion
- 2 membres du secteur Économie circulaire
- 2 membres du secteur Économie sociale
- 1 membre du secteur Numérique responsable
- 2 membres cooptés par les autres
Les membres cooptés sont des personnes sélectionnées pour leur expertise complémentaire à celle des autres membres, ou pour des expertises pertinentes en lien avec les projets, aspirations ou défis de l’organisation.
Les 7 autres personnes sont élues par les membres lors de l’Assemblée générale annuelle.
Le mandat d’un membre du conseil d’administration est de 2 ans.
Le conseil d’administration se réunit entre 5 et 7 fois par année, pour des rencontres d’une durée de 2h à 2h30, le plus souvent en soirée, parfois sur l’heure du dîner. La plupart des rencontres se tiennent en présentiel, mais il arrive à l’occasion qu’une rencontre se tienne en visioconférence. Pour chaque rencontre du Conseil, des documents sont acheminés aux membres du CA la semaine précédant la rencontre pour leur permettre de se préparer. Cette préparation peut être estimée à 1 ou 2 heures en amont de chaque rencontre.
La participation à l’assemblée générale annuelle, tenue habituellement à l’automne, est également requise.
À ces rencontres statutaires s’ajoute la possibilité de participer à des rencontres ponctuelles, pour faire avancer la réflexion sur un sujet en particulier. Les administrateurs ont aussi la possibilité de participer à un comité de travail (instances intermédiaires), en fonction des intérêts et disponibilités de chaque personne.
Les instances intermédiaires
Ces instances sont des comités qui agissent entre le CA et l’assemblée générale des membres, pour :
- Donner une voix particulière à certains groupes de personnes importantes pour l’organisation, dont certaines ne satisfont pas les critères pour être membres;
- Faire avancer la réflexion sur certains sujets importants pour l’organisation, et ainsi alimenter la réflexion du CA;
- Prendre en charge certaines tâches déléguées par le CA.
Ces instances peuvent varier dans le temps : elles sont constituées en fonction des besoins et du contexte de l’organisation, et dans une perspective de renforcement de la gouvernance démocratique. Leur mandat peut être d’une durée définie, ou non.
Les instances intermédiaires souhaitées et en cours de mise en place par Insertech sont :
- Comité insertion socioprofessionnelle
- Comité veille technologique et gestion écoresponsable des appareils
- Comité communications et marketing
- Comité recrutement et intégration des administrateurs
- Comité finances
Quelles sont les attentes de l’organisation envers ses administrateurs-trices ?
- Comprendre et partager la mission, la vision et les valeurs d’Insertech
- S’engager à agir toujours dans le meilleur intérêt d’Insertech et de ses membres actuels et futurs
- Faire preuve d’éthique aussi bien dans sa relation avec les autres administrateurs-trices, les membres, les employés d’Insertech et les autres parties prenantes, que dans ses décisions et ses actions
- Respecter la confidentialité absolue des informations obtenues et des échanges ayant lieu dans le cadre de son mandat
- Respecter les règles concernant les conflits d’intérêts
- Respecter les politiques d’Insertech applicables au conseil d’administration
- Comprendre et respecter le rôle et les responsabilités du conseil d’administration
- Assister aux réunions de façon assidue et bien se préparer afin de contribuer efficacement aux délibérations et à la prise de décision
- Exercer un bon jugement et démontrer des aptitudes à communiquer ses opinions lors des délibérations
- Être solidaire des décisions prises par le conseil
Descriptions des comités
Mandat :
Ce comité vise à mobiliser les parties prenantes directement et indirectement touchées par la mission d’insertion d’Insertech afin de les consulter sur l’évolution et l’amélioration du parcours d’insertion d’Insertech. Il vise également à valoriser les idées, les commentaires et retours d’expérience des travailleurs en formation, qui constituent la clientèle première d’Insertech.
Composition :
Ce comité est composé majoritairement de travailleurs en formation d’Insertech, actuels ou anciens, ainsi que, en moins grand nombre, de personnes œuvrant dans le champ de l’insertion socioprofessionnelle. Une personne de l’équipe insertion d’Insertech y siégera également.
Fréquence des rencontres : deux fois par année ou plus
Durée du mandat : non-défini
Mandat :
Ce comité vise à rassembler des personnes ayant accès à l’information la plus actuelle possible en matière de technologie, de tendances technologiques, et de processus de traitement du matériel informatique en fin de vie. En échangeant sur ces sujets, les membres du comité mettent en lumière les connaissances devant être prises en compte dans le cadre de la réflexion stratégique d’Insertech.
Composition :
Ce comité est composé de chercheurs, d’influenceurs, de journalistes, d’experts et de passionnés de technos, ayant à cœur un développement plus responsable du numérique, particulièrement sur son volet matériel/hardware. Il intégrera également un membre de la direction ou un ou plusieurs membres de l’équipe d’Insertech.
Fréquence des rencontres : deux fois par année ou plus
Durée du mandat : non-défini
Mandat :
Ce comité vise à rassembler des personnes ayant une expertise en communications et en marketing, intéressées à contribuer au changement de comportement des consommateurs d’appareils numériques et à la notoriété d’Insertech et de ses différents volets d’activités. Le comité aura pour mandat d’alimenter la stratégie d’Insertech en matière de communications et de marketing. Il s’alimentera lui-même au besoin d’activités de consultation (ex. focus groups) auprès des divers publics cibles de l’entreprise, afin de mettre à profit l’apport de ces parties prenantes.
Composition :
Ce comité est composé d’experts de la communication et du marketing, ainsi que de membres de l’équipe communications d’Insertech, et au besoin de la direction.
Fréquence des rencontres : deux fois par année ou plus
Durée du mandat : non-défini
Mandat :
Ce comité aura pour mandat, lors d’un poste vacant au conseil, d’identifier le profil et les compétences des personnes qui permettraient de compléter l’équipe d’administrateurs en place, de coordonner le démarchage pour identifier des personnes correspondant à ce profil, de recevoir puis de présenter leur candidature, le cas échéant, aux autres membres du CA. Une fois les nouveaux administrateurs élus, le comité s’assurera de structurer un plan d’intégration favorisant la compréhension, la mobilisation et la satisfaction des personnes intégrées.
Composition :
Ce comité est composé de membres de la direction et d’administrateurs d’Insertech, et comptera un minimum de 3 personnes.
Fréquence des rencontres : au besoin
Durée du mandat : non-défini
Mandat :
Ce comité aura pour mandat d’analyser périodiquement les données financières d’Insertech pour en faire une première analyse, laquelle sera présentée lors des rencontres du CA. Il réfléchira globalement à la stratégie financière de l’entreprise et pourra émettre certaines recommandations au conseil. De plus, ses conseils pourront être sollicités sporadiquement par la direction sur des sujets en lien avec la gestion de l’entreprise.
Composition :
Ce comité est composé de membres de la direction et d’administrateurs d’Insertech, et comptera un minimum de 3 personnes.
Fréquence des rencontres : au besoin (une rétroaction, lors d’une rencontre en personne ou lors d’échanges au téléphone ou par courriel, en amont de chaque rencontre du CA devra toutefois être prévue).
Durée du mandat : non-défini
Comment soumettre sa candidature
Le processus comporte 4 étapes :
- Si ce n’est déjà fait, remplir le formulaire pour devenir membre d’Insertech, à l’adresse suivante : https://insertech.ca/devenir-membre/
- Remplir le formulaire de mise en candidature au poste d’administrateur-trice d’Insertech ci-dessous.
- Faire parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse indiquée dans le formulaire de mise en candidature : ssebti@insertech.ca
- Participer à une rencontre de prise de contact à l’invitation de la direction générale d’Insertech.
La validité de votre candidature est ensuite analysée par le CA, qui vous fera un retour dans les plus brefs délais. Si celle-ci est validée, vous pourrez présenter votre candidature lors de l’Assemblée générale annuelle, ou possiblement être coopté.e par les membres du CA.
Veuillez ensuite répondre à ces quelques questions pour nous permettre de mieux vous connaître, ainsi que d’apprécier les motifs de votre candidature. *
Merci pour votre temps! Nous prendrons contact avec vous sous peu pour faire plus ample connaissance.
* Les renseignements que vous fournissez dans ce formulaire ne seront utilisés que dans le seul but de documenter et de présenter votre candidature. Ces renseignements ne seront divulgués qu’aux membres d’Insertech, à l’exception de vos renseignements sensibles (adresse, téléphone, courriel) qui ne seront partagés qu’avec la direction d’Insertech et, le cas échéant, avec le Registraire des entreprises du Québec, Revenu Québec, l’Agence du revenu du Canada et l’Autorité des marchés publics du Québec. L’ensemble des informations issues de ce formulaire seront effacées des systèmes d’information d’Insertech après 3 ans ou, le cas échéant, 5 ans après la fin de votre mandat à titre d’administratrice/ d’administrateur d’Insertech. Pour plus d’information, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels : rprp@insertech.ca